Transax Beheerssoftware

voor dienstencheque-ondernemingen met visie

Transax is een softwarepakket dat de administratie van uw strijkwinkel met dienstencheques stroomlijnt. Dit gebeurt door het elektronisch registreren van alle inkomende en, indien gewenst, uitgaande manden.

Transax is gebaseerd op het principe van “Software as a Service”: er wordt geen software geďnstalleerd bij u, de klant, en alle transacties gebeuren via de browser over een beveiligde internetverbinding. Hierdoor kan de uitrol van de basissoftware bijzonder snel gebeuren. Er hoeft geen specifieke hardware aangekocht te worden, een eenvoudige computer met internetverbinding volstaat. Het uitrollen van de toepassing naar een volgende winkel is dan ook geen probleem.

Interesse? Contacteer ons voor een vrijblijvende demo

Wat is Transax?

Transax is een softwarepakket dat de administratie van uw dienstencheque-strijkwinkel stroomlijnt. Dit gebeurt door het elektronisch registreren van alle inkomende en, indien gewenst, uitgaande manden. De inhoud van de mand wordt aan de balie ingegeven in het systeem en de klant krijgt direct een overzicht van de kostprijs van de mand, alsook van zijn openstaande saldo (positief of negatief). Daarna wordt de betaling (in cash en/of dienstencheques) direct ingegeven.

Transax is gebaseerd op het principe van “Software as a Service”. Er wordt geen software geďnstalleerd bij u, de klant, en alle transacties gebeuren via de browser over een beveiligde internetverbinding. Hierdoor kan de uitrol van de basissoftware bijzonder snel gebeuren. Er hoeft geen specifieke hardware aangekocht te worden, een eenvoudige computer met internetverbinding volstaat. Het uitrollen van de toepassing naar een volgende winkel is dan ook geen probleem.

Het aanbieden van de software via het internet biedt verschillende voordelen. Het klantenbestand (met de bijhorende saldo’s) wordt over verschillende winkels gedeeld, de administratieve verrichtingen (lijsten voor de boekhouding, controle van de klanten, maken van rapporten) hoeven niet in de winkel worden uitgevoerd maar kunnen gerust op kantoor of thuis gebeuren. Daarnaast hoeft u ook geen zware investeringen te doen in servers en backupsoftware. Updates worden automatisch geďnstalleerd, zonder dat iemand ter plaatse hoeft te komen.

Transax is volledig modulair opgebouwd. Dit betekent dat het mogelijk is om gebruik te maken van de standaardfunctionaliteiten, maar er ook gekozen kan worden om extra modules (stukken software) af te nemen die specifiek zijn voor uw situatie. Het aanbouwen van deze extra stukken software heeft geen gevolg voor de basiswerking van de software, maar biedt wel extra functionaliteiten.

Door het onderhoudscontract bent u ook verzekerd van regelmatige aanpassingen en uitbreidingen aan de software. Ook alle wettelijke aanpassingen (o.m. aanpassingen aan de prijs van de dienstencheques) is inbegrepen. Transax is uw garantie om altijd met de nieuwste software te werken en om uw concurrenten altijd een stap voor te zijn!

Interesse? Contacteer ons voor een vrijblijvende demo

Overzicht van de basismodules

Een module is een onderdeel van de toepassing die een bepaald type opdrachten kan uitvoeren. De software wordt standaard geleverd met volgende modules:

  • Klantenadministratie (toevoegen nieuwe klant, wijzigen klantgegevens, klantensaldo's, ...)
  • Productbeheer (toevoegen en bewerken producten, wijzigen prijzen, ...)
  • Transacties (toevoegen mand, betalingen, uitboeken cheques, kassabeheer, ...)
  • Leveranciersadministratie (betalingen aan leveranciers)
  • Winkelbeheer (o.m. toevoegen en beheren winkels)
  • Rapporten (tendenzen, aantal binnengebrachte stuks, openstaande rekeningen, ...)
  • Gebruikersbeheer (toevoegen en beheren gebruikers, wijzigen rechten, ...)
  • SMS (versturen van berichten naar uw klanten)

Per module zijn verschillende acties beschikbaar die via een fijnmazig rechtensysteem kunnen toegekend worden aan uw medewerkers.

Interesse? Contacteer ons voor een vrijblijvende demo

Belangrijkste functionaliteiten

Transax ondersteunt meerdere winkels en rechtenniveau's

Transax heeft een fijnmazig rechtensysteem waardoor u elke medewerker toegang kan geven tot bepaalde modules en winkels.

U wilt natuurlijk niet dat de persoon aan de balie toegang heeft tot de beheersschermen van de toepassing. Met Transax kan u, zonder onze tussenkomst, op een gemakkelijke manier de rechten van de gebruiker instellen. U kan per gebruiker instellen tot welke modules en welke acties hij of zij recht heeft.

Het systeem ondersteunt automatisch meerdere winkels, waardoor u elke klant, transactie en betaling koppelt aan een winkel en u dus steeds duidelijk weet welke winkel en welke klant het rendabelste zijn.

Klantenadministratie

Het beheren van uw klanten is een belangrijke activiteit. Op de klantenfiche hebt u direct toegang tot alle gegevens van de klant, zijn/haar kredieten en een aantal direct uit te voeren acties, zoals het registreren van een transactie of een overzicht van de transacties en betalingen.

Natuurlijk kunnen ook lijsten opgevraagd worden (zowel op scherm als download) van de klanten in het systeem, gekoppeld aan hun status en kredieten.

Transacties

Per productgroep (strijk, nieuwkuis, ...) worden transacties aangemaakt. Elke keer een klant uw strijkwinkel binnenkomt wordt geregistreerd hoeveel stuks hij of zij binnenbrengt.

U noteert het aantal stuks, de afhaaldatum en het aantal manden, en het systeem berekent automatisch het eindbedrag en het aantal te betalen cheques of cash (eventueel verminderd met de klantenkorting), zodat de klant direct weet hoeveel hij/zij nog moet betalen.

Door een afhaaldatum in te stellen (het systeem doet automatisch een voorstel) kan u via het dashboard steeds zien hoeveel workload er nog is in uw strijkwinkel(s).

Betalingen

Na het voltooien van een transactie brengt de software u automatisch naar het betalingsscherm.

U krijgt een overzicht van de openstaande saldo's (cash en dienstencheques) waarna u een betaling (cash en/of dienstencheques) kan ingeven. Het systeem registreert de betaling en de nieuwe saldo's worden berekend. De klant krijgt een gedrukt overzicht (opdrachtfiche) mee naar huis.

Uitboeken dienstencheques

Op het einde van de week wordt het aangeraden om de – in die week – binnengebrachte dienstencheques uit te boeken (enkel niet-electronische cheques). Hierdoor heeft de genant(e) een extra moment om te controleren of het aantal effectief binnengebrachte cheques overeenkomt met wat in het systeem geregistreerd staat. Hierdoor werkt u steeds foutloos en kunnen problemen snel opgespoord worden.

Na het uitboeken van de cheques wordt een rapport gegenereerd dat met de effectieve cheques naar het kantoor kunnen gebracht worden.

Betaalsystemen en kortingsgroepen

Transax ondersteunt zowel betalingen met papieren dienstencheques, elektronische dienstencheques als cashbetalingen. U kan per product en per winkel instellen met welke betaalsystemen betaald kan worden.

Een klant kan ingedeeld worden in een kortingsgroep. Per productgroep (strijk, nieuwkuis, ...) kan de kortingsgroep apart ingesteld worden per klant. Een kortingsgroep kan ook gekoppeld zijn aan een bedrijf (bvb alle werknemers van bedrijf x die komen met hun strijk krijgen 10% korting).

Rapporten

Er zijn verschillende rapporten beschikbaar. Deze lijst bevat o.m. volgende zaken:

  • Transportlijsten (de lijst met binnengekomen manden van 1 of meerdere dagen)
  • Aanwezig cashgeld (hoeveel geld is er op dat moment nog in kas)
  • Ontvangen cheques (overzicht van de binnengekomen cheques van 1 of meerdere dagen)
  • Overzicht van de laatste opdrachtfiches
  • Productlijsten
  • Klantenrotatie

De layout van de rapporten kan aangepast worden naar de huisstijl van het bedrijf, eventueel aangevuld met een logo.

Dashboard

Op het hoofdscherm wordt een dashboard getoond waarmee u in één oogopslag kan zien hoeveel werk (aantal manden / aantal dienstencheques) er de komende dagen nog te doen is. Hierdoor kan u optimaal uw medewerkers inplannen.

Favorieten

Alle modules en acties zijn te bereiken via de knoppen op het scherm, maar er kan ook gekozen worden om met favorieten te werken. Dit zijn snelkoppelingen naar acties die regelmatig uitgevoerd moeten worden. De structuur van de favorieten is voor alle gebruikers gelijk. Als een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaalde actie, zal deze echter niet zichtbaar zijn in de favorietenbalk.

Leveranciers

Af en toe kan het handig zijn dat er betaald wordt met geld uit de kassa van de winkel. Bijvoorbeeld bij een rembourszending, vergoeding bij een schadegeval, sponsoring, ... Om al deze betalingen te registeren is er de leveranciersmodule.

Er worden slechts 2 velden bijgehouden: het betaalde bedrag en de (verplichte) omschrijving.

Interesse? Contacteer ons voor een vrijblijvende demo

Geen vendor-lock in

Bent u op een bepaald moment niet meer tevreden van Transax, of heeft u een eigen systeem ontwikkeld, dan kan u met enkele klikken alle klant- en leveranciersgegevens downloaden. Ook alle transacties, betalingen, producten, … kan u zonder problemen of kosten downloaden.

Bij ons heeft u dus geen last van vendor-lock in!

Technische vereisten

  • Computer met Windows 7 of hoger (of Linux)
  • Internet Explorer 9 of hoger, Mozilla Firefox, Google Chrome
  • Stabiele breedband-internetverbinding
  • A4-printer voor de opdrachtfiches
  • Optioneel: barcodescanner en -printer

Sterke punten op een rijtje

We overlopen nog graag even de sterke punten van Transax:

  • Geen installatie nodig, en ook geen krachtige pc
  • Werkt zowel met of zonder barcodescanner
  • Gemakkelijke uitbreidbaarheid met nieuwe modules
  • Uitzicht van de software aan te passen naar wens
  • Snelle uitrol naar een nieuwe winkel
  • Gedeeld klantenbestand (met saldo) over meerdere winkels
  • Exportmodule voor klant- en leveranciersgegevens (bvb om mailings te doen)
  • Gebruikersbeheer in te stellen per login
  • Support en updates inbegrepen door het onderhoudscontract

Onze klanten

Transax wordt o.m. gebruikt door volgende dienstencheque-bedrijven.

Assist at home
Diensten aan huis
OCMW Melle
Zorgbedrijf Antwerpen
Comfortgroep

Contacteer ons

Wenst u meer informatie over Transax of een vrijblijvende demo? Aarzel niet ons te contacteren!

Trivali webcommunicatie
door Simplit bvba

Dendermondesteenweg 305/0002
9070 Destelbergen
09 259 25 00

Kristof Vercruyssen
0472 64 52 51
kristof@trivali.be